Come si fa a fatturare con la Fatturazione Elettronica?

xml della fattura elettronica

Dal 1 Gennaio 2019 è scattato l’obbligo di fatturare elettronicamente beni e servizi anche tra privati (era già in vigore un provvedimento analogo per la PA). La prima domanda che molti piccoli imprenditori o uffici di amministrazione tradizionali si sono posti è stata: ma come si fa a fatturare con la Fatturazione Elettronica?

Inutile dirlo, la fattura elettronica è stata una doccia fredda, una vera “intrusione” in usi, costumi, abitudini e forma difficili da digerire per molti: pensate a tutto il lavoro speso negli anni da imprese e professionisti per creare il layout perfetto, la forma grafica migliore possibile e vedere che dal 1 Gennaio quello che conta è….un tracciato xml!!!!!!!!!!

Ma cos’è un tracciato xml?

Wikipedia lo definisce così: “In informatica XML (sigla di eXtensible Markup Language) è un metalinguaggio per la definizione di linguaggi di markup, ovvero un linguaggio marcatore basato su un meccanismo sintattico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento o in un testo“. In pratica la nostra tanto amata fattura, il biglietto da visita che molti hanno creato è diventato un tracciato record. Una serie di dati infilati in una serie di campi predefiniti con un significato predefinito dai tecnici dell’agenzia delle entrate.

L’xml, trasmette le fatture in formato elettronico direttamente allo SDI (sistema di interscambio) che riceve le fatture sotto forma di file, effettua controlli sui file ricevuti inoltra le fatture alle Amministrazioni destinatarie.

Il Sistema di Interscambio quindi controllerà le nostre e vostre fatture mandandole poi al cliente finale se corrette o respingendole quando non corrette. Questo passaggio è decisamente importante, in quanto può far ritardare il recapito delle fatture e far diventare davvero pazzi per un trattino sbagliato o un simbolo dell’euro mal posizionato. Mentre le grosse aziende hanno sistemi in grado di prevenire questi contrattempi, i piccoli imprenditori, i piccoli uffici di amministrazione hanno bisogno di qualche consiglio per evitare le perdite di tempo.

Ecco i miei consigli:

Passo 1: impostate le anagrafiche dei vostri clienti per tempo e con i dati importanti ben registrati (nel nostro caso attenzione a P.Iva, codice SDI, indirizzo PEC e codice Fiscale, aliquote ed esenzioni iva e metodi di pagamento)

Passo 2: create sempre una fattura/ ricevuta “di cortesia” da utilizzare in accoppiamento alla Fattura Elettronica per facilitare la lettura ai vostri clienti: sappiate che si può includere nell’xml della fattura elettronica

Passo 3: una volta compilata la fattura elettronica, PRIMA di inviarla allo SDI, verificate sempre la correttezza del file xml. E’ questo uno dei punti più delicati ma chiave per avere sempre l’esito positivo al momento della vera spedizione all’agenzia delle entrate e al cliente finale. Per farlo dovete andare nel vostro sistema di fatturazione (o quello che vi ha messo a disposizione il vostro commercialista) e scaricare il file:

estrai xml fattura elettronica

Una volta che estrarrete l’xml, lo stesso andrà salvato in una cartella a vostro piacimento. A questo punto dovrete collegarvi ad un tool (ve ne sono di gratuiti e a pagamento) che vi permette di verificare la validità dell’xml. La validità è restituita con un segnale grafico inequivocabile: nel caso di un errore il sistema indica esattamente la posizione ed il tipo di problema.

Un sito molto utile è il seguente: https://www.fatturacheck.it/

All’interno della pagina seguite le istruzioni per la validazione della fattura. Se è tutto ok riceverete un segnale in verde come da foto

esempio di controllo validità fattura elettronica

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