Serve il Sistema Gestionale?

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Oggi diventa sempre più importante associare alla qualità del prodotto la capacità di erogare servizio e qualità gestionale. In questo contesto diventa fondamentale installare, ma soprattutto usare, un buon Sistema Gestionale. In realtà molti dei sistemi gestionali destinati alle PMI si equivalgono, ma la cosa che fa davvero la differenza è capire il livello di dettaglio di cui necessita l’azienda (ma soprattutto quello voluto dai propri clienti) e la velocità di aggiornamento delle informazioni.

E’ un lavoro per esperti, ed il know how deve essere interno all’azienda.

Installare un software non significa premere un pulsante di setup e rispondere positivamente alle domande del wizard. Installare un software significa gestire il cambiamento, insegnare, informare, capire come usarlo e come farlo usare.

Non cadete nel facile tranello che porta a credere che se si installa un software poi l’azienda lavora bene: l’informatizzazione è un amplificatore, pertanto se l’azienda è organizzata bene ed in modo chiaro (ognuno sa chi fa cosa…) il Sistema Gestionale (o ERP, Enterprise Resource Planning) ne amplifica il risultato, ma se al contrario l’azienda lavora “a memoria” e con attività estemporanee e non standardizzate, il sistema gestionale amplificherà la confusione e rallenterà pesantemente l’azienda.

Nemmeno lavorare fuori da un sistema è la soluzione: in molti non dedicano tempo al creare un sistema gestionale ben utilizzato e portano la gestione di processi “core” fuori dal sistema, magari usando Office o altri applicativi non condivisi. E’ un errore: i processi core sono spesso se non sempre legati ad altri processi, come se stessimo correndo una staffetta, e occorre condividere stati di avanzamento, dati e informazioni.

In questo contesto la Consulenza Organizzativa viene in aiuto, specie nelle aziende dove non esiste una vera funzione Organizzazione e Sistemi Informativi: l’aiuto consiste nell’identificare il team dei key users, formarlo, responsabilizzarlo e renderlo un riferimento per area di competenza. In questo modo il know how del sistema gestionale resta in azienda, anche senza disporre di uomini IT specializzati (sviluppatori, analisti, ecc…).